活动策划产品开发要满足参展商的需求

活动策划产品开发要满足参展商的需求

时间:2021-1-13 作者:成都会务公司

  活动策划产品开发要满足参展商的需求,是活动策划项目开发的核心因素。对活动策划主办方而言,参展商是活动策划价值的主要体现,同时也是活动策划收入的主要来源。根据《专业性展览会等级的划分及评定》所确立的标准,境外参展商比例以及参展商满意率是评价专业活动策划等级的两个重要指标。为了打造活动策划的品牌,主办方需要保持参展商的质量和数量,提高参展商对活动策划的满意度,其主要原因如下:

  1、活动策划项目开发始于参展商的需求

  赢得参展商的参与是活动策划成功的开始。活动策划产品的开发者必须意识到参展商是活动策划产品的主要消费者,没有参展商参加的活动策划产品就是没有市场价值的产品。主办单位与参展商之间的价值传递是非常重要的。这种价值传递就表现为参展商是主办单位收益的主要来源,而展览会能够为参展商实现价值增值。所以,成功的产品开发,首先要考虑参展商的需求。这种需求主要表现在:参展商需要活动策划提供更高的收益,需要活动策划主办方为他们提供活动策划价值。

  这也是参展商所以花成本参加活动策划的基本需求。参展商希望通过参展,利用活动策划平台,主办方为参展商提供高质量的客户,提供与客户联系交流的平台,提供良好的交易环境,提供行业最新信息,实现交易额,推广企业及产品形象。如果参展商达到了预期目的,就会与主办方建立良好的客户关系,并在同行中传递好的信息,反之,则会出现恶性循环,影响以后的活动策划。因此,参展商的参展是展览会取得成功的关键。成功的产品开发,首先要考虑参展商的需求。具体来说,就是通过大量市场调研,收集信息,评估信息,掌握市场需求,评估项目的质量,为参展商服务。

  因此一个成功的项目要做到:参展商能在展览会上结识新客户,扩大贸易合作关系,增加贸易量,能够通过参展树立企业形象,宣传企业产品,提高企业知名度等。只有这样,一个活动策划项目才有了成功的开端。

  2、活动策划服务以参展商为中心

  做好参展商的组织、服务工作是活动策划成功的保证。从参展商报名参展开始,主办单位与参展商的合作就开始了。作为展览会的组织者,应向参展商提供一系列专业、周到的服务。

  还应了解参展商的参展需求、企业产品的定位、寻求合作的贸易方式、寻求贸易对象的类别等。只有全面了解参展商的需求,才能做好有目标的服务。广大参展商寻求的目标客户对象的集合,形成了展览会专业观众的基础。将参展商与专业观众有针对性地结合在一起,使他们在活动策划这个平台上达成交流、合作协议以及后续长期的合作,达到活动策划的真正目的。

  另外在参展商报名的同时,用填写表格的形式,了解他们的参展需求及其相关信息,是做好活动策划筹备期相关工作的依据;了解参展企业的产品定位及结构,将他们安排在不同的展区,可体现活动策划的专业性,同时还可以方便专业观众查找;了解参展企业的品牌实力、合作需求,可以有目标地为他们寻求目标对象。同时,参展商的这些信息也可以作为活动策划招商的依据。

  根据活动策划的定位、参展商的分类情况有针对性地组织专业观众。活动策划有了参展商,根据他们的需求组织观众,这是一个专业活动策划成功举办的重要工作。可以通过多种方式做好专业观众的组织工作,如:通过其他各类活动策划的宣传、网上宣传、邀请函邀请、商业机构有组织的邀请、参展商邀请客户等方式。

  对于活动策划而言,参展商和观众是同时存在、互相依托的。活动策划有了具有实力的参展商,能带来有价值、有创新概念的新产品,就能吸引有价值的观众。参展商和观众的同时到来,就是专业活动策划成功的基础。参展商与专业观众的数量及质量是体现其活动策划品牌实力的重要依据。

  参展商在出展时会遇到许多实际问题,如:了解场馆环境、展位尺寸及结构、展位设计、展品运输、现场搭建;形象宣传、现场活动策划、展期活动安排;工作人员吃、住、行等具体问题。作为主办单位应向参展商提供尽量细致、周到的服务。对于每一个细小的参展环节,应先作出工作方案,并及时提供给参展商,使他们得到大会直接的专业服务。

  特别是大会现场高效、配套的服务,也是活动策划组织工作中的重要环节。在短短的几天展期里,各类相关人士的集合、各类活动的集合、时间的限定等使各项组织工作的效率显得至关重要。现场的服务工作直接、具体而综合。面对如此复杂的服务工作首先应做好情况的分析,作出解决问题的工作方案。对工作人员做好培训,使其能提供优质、快捷的服务。应要求工作人员每天对参展商进行巡查,在了解贸易成交情况的同时,为参展商解决一些细小的问题。

  总之,为了满足参展商的多种服务需求,作出总体的工作方案是万事之本。提高工作人员的综合素质,是做好服务工作的保证。

  3、与参展商建立长期的合作关系是活动策划项目发展的根本

  参展商希望通过活动策划得到更多的服务,带来更多的价值,以满足他们的需求。这也督促主办单位不断改进工作。随着活动策划水平的提升,参展商越来越不能接受用展位费来换取短期的经济效益,他们希望能得到长期的服务,长期的综合利益。因此,主办单位与参展商之间建立长期的合作关系是趋势所在,是满足双方利益的需要。建立长期的合作关系,能够实现主办单位与参展商的共赢。参展商的目的通过活动策划来实现,活动策划组织者及时了解参展商的需求变化,调整活动策划的定位,这就形成了合作的良性循环。专业的活动策划应与参展商保持一种三到五年或更长的合作关系。

  还应随时保持与参展商沟通,了解他们参展的需求变化,了解他们的产品结构变化,甚至企业组织结构、人员结构的变化,取得他们的长期信任。总之,通过多种方式的沟通,不断寻求增进相互关系的办法。

  要成功建立长期的合作伙伴关系并不像活动策划初期销售展位那么简单,要在更多方面满足参展商的各种需求,帮助他们解决各种问题。作为主办单位需要多方面了解参展商的参展想法,向他们提出更多的参展建议,尊重他们的各种意见、建议;可以成立参展商的联合会,与主办单位共同决定活动策划发展中的重大问题,集思广益,探讨成功办展的新举措;从参展商的利益出发,除了帮助他们增加经济利润,还应帮助他们节省参展开支。因此,主办单位理解、满足参展商的各种参展期望,是维系与参展商长期合作关系的根本。

  活动策划的成功,离不开参展商、专业观众的参与;品牌活动策划的提升、发展,更离不开参展商和专业观众的长期支持。

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