展览规划是引导项目管理工作向目标方面发展的总体设想，这一过程主要包括制订展览计划和实施分解设计。
1.制订展览项目计
划制订项目计划先要预先立项，它是展览项目规划的首要工作，即展览组织机构根据展览项目目标，对执行项目中的各项工作任务做出的周密安排。一个简单的展览计划包括两点：
(1)明确展览项目目标根据项目规划，展览组织机构应在项目规划中明确展览项目的目标或工作任务。
(2)确定展览范围
①参展商规模的确定，展览项目的招展范围、参展商类型、层次、数量等。
②观众范围的确定，观众的类别、购买力水平、数量等。
③展览服务的确定，为满足客户需求和实现自身目标，向参展商和观众提供的。
(3)估算展览项目时间
为了使展览组织机构和目标客户在成本约束下发挥最大的时间效率，需科学亻占算承办展览项目需花费的时间，这是展览项目计划中不可或缺的内容。包括两个方面：一是估算每项活动从开始到完成所需要的时间，二是估算展览项目的总体进度。
(4)编制展览项目预算项目预算是控制成本的有效手段。展览组织机构应该根据展览项目范围，对人、财、物等各项资源进行配置，并进行合理的总体与分项预算。展览项目预算主要包括三个方面：
①人力资源预算。整个展览项目需要哪些人才以及各类人才的需求数量;这些专业人员从何而来;如何合理配镗人员，形成高效的项目团队。
②物力资源预算。完成该展览项目需要什么样的专业展览设施，什么样的配套服务设施以及何种高新技术等，资金成本估算，即对由人力资源成本和物力资源成本构成的直接项目成本进行预算。
2.进行项目分解设计
项目分解是将展览项目整体分解成易于管理和控制的若干个子项目或工作任务，实际上就是给出明确的展览项目范围。如一个展览项目可以分解为招展项目、招商项目和服务项目，这一阶段的任务就是分别对三个子项目进行设计。
(1)招展项目设计。招展项目是展览项目中的一个重要子项目，展览项目成功与否在很大程度上取决于参展商的数量和质量。不同类型与规模的展览对参展商的档次要求不同，展览组织机构在招展项目的设计与策划上侧重有所不同。根据国际展览联盟要求，国际性展览的境外参展商比例应超过展位的20%，因此需加强海外的招展力度。在专业展览中，招展项目则更多以“组团形式”，即通过国内外的政府办事机构或各类协会，集体组织参展。这种形式能有效增强展览的可信度，提高招展效率，因而这种方式被广泛采用。
(2)观众项目设计。展览活动不仅需要参展商的参与，更需要一大批高质量的观众和贸易商，形成较大的交易量，有效地收回投资。观众项目设计主要涉及观众组织与招商促销计划。不同类型的展会，在观众组织上选择策略不同。非专业性展会，应采取灵活的组织方式组织观众，设计时应采取办法积极鼓励普通观众的参与，不收门票，并在展会期间穿插节目表演和抽奖等活动，以吸引观众。专业性很强的展会，设计时需考虑以专业人士参加为主，特别是展览期间的专业活动设计，以避免热闹有余而收获不大的现象。
(3)服务项目设计。现代展览以商业化运作为主，商业化的运作给展览组织机构提出了越来越高的要求，细致周到的服务成为展览项目成功的保证。因此，服务项目设计是展览项目规划过程中的一个重要内容。服务项目设计的原则是：急参展商之所急，想观众之所想，提供完备的服务。一个国际性展览项目的配套服务设计，不仅包括展会的常规性服务，还包括一些个性化服务。
