年会策划三个部分，一个是提前准备的“基础装修”，一个是提前准备的“软装设计”，一个是提前准备的“年会策划人员”。基础装修是指为年会策划的“硬”机械设备，如灯光效果、音箱、显示开关、LED屏幕等。
有了这些任务的准备，年会策划步骤的顺利开展将保证一大半。这些任务的困难在于找到性价比高、服务周到、相互合作改善的服务提供商。一般有两种方式，一种是把现有的合作服务商的资源总结到企业或者自身手中，另一种是启动企业内任何人和自己的关联，寻找新的服务商。
关键是一定要货比三家，从店主那里获得专业技能，查查西方国家的商品和价格，这样才不容易被坑。软装设计就是指年会策划当场的装饰艺术原材料，如背景墙、台卡如坐位卡每日签到卡等、宣传海报、参会证、封袋材料这些。这些必须把控的是明确当场总体的“装修设计图”，及当场原材料如何放置，统一设计理念及必需原素（如LOGO、企业年会主题）。
每种原材料的材料、规格、总数量、价格以及预计包装和印刷时间。材料一定要注意，一定要做样品，看个人摸摸就可以放心了。年会策划人员是指非企业内部员工的现场年会策划人员，如接待礼仪、演出人员、安保人员等。这些工作人员还必须事先与相关服务中心确认，如工作人员总数、出席时间、排练时间和实际表演的综艺节目。
为了更好地保证年会的整体策划水平，如礼仪知识的服饰、综艺节目的设计风格等，需要整合人员进行最终澄清。关于以上方面，我们的建议是服务商可以绘制现场施工图。
例如:灯光效果服务商现场绘制灯光效果施工图的，活动策划原料服务商应在现场指定各种原材料的摆放图，并说明规格。自然，如果企业有成本预算，就可以把所有业务外包给活动策划公司。但作为综合人员，可以掌握基本的招数，以免被活动策划公司骗。
