这儿包含三个一部分，一是“基础装修”提前准备，一个是“软装设计”提前准备，还有一个是“年会策划工作人员”提前准备。1、基础装修“基础装修”关键就是指年会策划当场“硬”的机器设备，如灯光效果、音箱、显示屏切换器、LED屏等。这些工作中做好准备，年会策划步骤的顺利开展就确保了一大半。这些工作中的难题取决于寻找性价比高、服务周到、相互配合度提高的服务提供商。
一般有二种方式 ，一是汇总企业或是自身手里现有的已协作过的服务提供商資源，二是启动企业任何人及自身的关联找寻新的服务提供商。关键要保证货比三家，从東家获得专业技能去核对西家的商品及价格，那样才不易被坑。2、软装设计“软装设计”关键就是指年会策划当场的装饰艺术原材料，如背景墙、台卡如坐位卡每日签到卡等、宣传海报、参会证、封袋材料这些。这些必须把控的是§明确当场总体的“装修设计图”，及当场原材料如何放置，统一设计理念及必需原素（如LOGO、企业年会主题）。§各原材料的材料、规格、总数、价钱、预估包装印刷時间这些。材料则必须需注意的是，一定要打样品的，亲眼看见亲自触到才可以安心。3、年会策划工作人员“年会策划工作人员”就是指非企业内部员工的当场年会策划工作人员，例如接待礼仪、表演节目工作人员、安保人员这些。这些工作人员也必须提早与有关服务中心确定，工作人员总数、在场時间、排练時间、演出的实际综艺节目这些。为了更好地确保年会策划总体水准，像礼仪知识的服饰、演出的综艺节目设计风格这些，都必须综合工作人员开展最终的明确。有关之上几个方面，我们建议是，能够 让服务提供商画好当场构建图，如灯光效果服务提供商画好当场灯光效果构建图，活动策划宣传原材料服务提供商明确当场各种各样原材料的放置图并说明规格。自然，假如企业有费用预算，之上这种企业能够 所有业务外包给活动策划公司。但做为综合工作人员的大家，掌握基础招数，才可以不被活动策划公司坑骗。
