在计划举行大型会议时,需要了解哪些细节?

在计划举行大型会议时,需要了解哪些细节?

时间:2020-9-15 作者:成都会议公司

一般来说,在找到合适的会议承包商后,并不意味着作为会议执行人,你就无事可做。为了使会议顺利进行,组织者需要掌握许多细节:

在会议开始之前,你必须做一个总体规划,制定一个会议进程的“时间表”;

一般情况下,通知各单位开会时间和地点,确定各单位代表人数。

如会议形式严重,除电话联系外,还需以书面文件或通知、邀请函等形式与各单位联系,并得到明确答复(如需专门制作书面文件或通知、邀请函,须与印刷厂家协商处理)。

获取会议组织者提供的服务项目清单,与会议组织者签订所需服务的相关协议和合同,以法律手段保护其合法权益。

你必须制定自己的会议日程、演讲及相关报告内容。如果会议内容不涉及内部秘密,也可以通知会议组织者,请他们协助制定。

在会议组织者的帮助下,联系宾馆、机场、饭店、活动策划公司、印刷公司、车队等单位,按照“时间表”及时查询,落实时间表。

会议开始时,我们将参与报到工作,做好协调工作,分发材料。同时,我们可以结识新朋友,加深与老朋友的关系。如果代表们必须支付会议费,你必须负责收取会议费。

入住后,应将最准确的人数和房间告知会议组织者,并及时与酒店协商增减房间,避免酒店与您产生不必要的麻烦。

正式会议前,检查会场布置(照明、音响、外形、绿化、专用设备等)是否安全。

与会议组织者协商制定合理的用餐、起床和会议时间。

制定符合公司和会议总体目标的财务预算。押金一般为预付费用总额的50%,其余费用在会议结束时结清。

会议结束后,将根据实际情况制作会议总结报告并归档。

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