大型企业商务会议的接待流程是什么?-西安规划公司

大型企业商务会议的接待流程是什么?-西安规划公司

时间:2020-9-15 作者:成都公关公司

大型商务会议的接待流程是什么?你明白吗?西安上飞文化传媒有限公司活动策划公司,整理了一个企业商务会议的流程,希望能对您有所帮助。

1、 会议工作的总体思路 

首先,会议工作要分为各项专项任务,分工明确,质量保证;确保每项任务都有专人负责;确保每项任务都有周密的工作计划;最后,确保计划的每一个环节和步骤都要严格执行。

2、 会前准备

(1) 成立会议事务组 

一、秘书资料组:负责组织、收集、整理、打印会议资料、会议记录(及录音录像)、会议纪要和总结起草。

二、后勤保障组:负责会议场地、餐饮、住宿等后勤保障事宜。  

(2) 清除会议概述

西安活动策划公司建议,所有会议组织者应明确会议概况,了解会议的主题、级别和规模、与会者(姓名、单位、职务)、会议时间和日程安排(会议日期、天数、议程、活动安排,以及会议经费的批准。 

(3) 发布会议通知和注册代表名单

一、负责人:物资组书记。 

二、职责:上述工作实施后,起草会议通知,报领导批准后,以其他形式下发或通知参加单位。通知内容包括:会议主题、与会人员、会议时间安排、会议地点及联系电话、会议事务组联系人及联系电话、签到日期、相关事项(如需携带相关材料、物品等)、会议回执、会议现场交通疏导。 

三、执行情况:会议通知以传真(含电子邮件)和邮件原件的方式发给各参加单位。会议通知发出后,会议事务组联系人根据会议回执负责登记,形成会议代表登记表,并做好会议登记。尽快完成登录工作,在此基础上制定会议接待指南。

(4) 选择会议地点 

一、负责人:后勤保障组。 

二、职责:联系多家酒店进行实地调查比较。一般情况下,西安活动策划公司会调查这些项目:客房、会议室等服务项目的价格;了解客房、会议室、休闲设施、环境、房间是否有网线、是否含早餐;了解会议体验、餐饮质量、服务态度,等;交通是否方便;本期接待能力是否具备。

三、综合比较后,按质优价廉的原则选一个,并签字报领导批准。经领导批准后,立即完成以下工作:(1)与酒店确定各项主要服务项目的收费标准和折扣;(2)按会议预算收取支票

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