如何在会议计划中控制会议预算!

如何在会议计划中控制会议预算!

时间:2020-9-15 作者:成都会务公司

对于小型企业来说,会议预算相对较小,不需要设计预算方案,但对于经常需要外出寻找会议场所或大型企业的企业来说,情况就不同了。如果这次会议没有预算,企业的财务会受到很大损害。每个老板都不想看到自己的企业亏损,即使亏损不多,相反,只要挣一点钱,他就会很高兴。所以你必须为这次会议的预算制定一个好的计划。成都会议服务公司策划室将与您分享如何规划和部署会议预算,使您的企业能够节省资金。

一个设计良好的会议规划方案必须包含完整的会议预算,便于控制会议规划的各个环节。事实上,大会预算应包括以下方面:

1、 运输成本

运输成本可细分为:

(1) 是的。从出发地到会议地点的交通费——公司在成都召开年中会及各分公司参会人员到成都的费用

(2) 会议期间的交通费——主要是会议地点的交通费,即住宿地点到会议地点的交通费,成都会议期间从会议地点到餐饮地点的交通费。这些费用可以提前准备,由当地的汽车租赁公司负责会议期间的所有旅行

2、 会议室/大厅费用

一、会议室费用-一般来说,包括会议设备费、会议室租赁费、会议室布置费。事实上,会议室的租金已经包括了一些常用设施,如激光笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或黑板、油笔、粉笔等,但也不包括一些非常规设施,如投影设备、视听设备等,即使是安装非讲台讲话线路也可能需要额外的预算。在租赁会议设备时,通常需要一定的保证金,包括设备的技术支持和维护费用。此外,准备会议资料、展板等需要一定的印刷和运输成本。

2、场地安排费-如果没有特别要求,这部分费用通常包括在场地租赁费中。如有特殊要求,可咨询专业会议服务商。

3、 住宿

住宿费应该很清楚——值得注意的是,住宿费中有些是全价,有些还需要额外的政府税收。对于会议,住宿可能是主要费用之一。寻找专业的展览服务商通常可以获得更好的折扣。

4、 伙食费

会议的餐饮费用可以是简单的,也可以是复杂的,这取决于会议的议程和目的。一般来说,在会议期间,三餐的费用是多少?我们需要注意什么?

三餐的费用可以自助餐的形式支付。围桌吃饭可以增进参与者的友谊。休息期间,你甚至可以通过小游戏来享受气氛。我们也可以在会上讨论这些问题。因为参加会议的人很多,除了在会议期间,很少有机会聚在一起。

早餐通常是自助餐,当然也可以坐圆桌吃饭,费用是按人数计算的

一般来说,如果在一家高星级酒店的餐厅用餐,餐厅拒绝让主人带饮料出来消费。如果餐馆能把饮料拿出来消费,通常需要收取服务费。在高星级酒店举办会议宴会,一般在基本消费水平上加收15%的服务费。

这笔费用基本上是按人数编列预算的,预算中可以提出不同时期茶歇的饮食搭配。主办方告知茶歇的价格通常包括服务人员的费用。如果组织者需要非程序***,则可能需要额外的预算。

会议预算是人们最不喜欢的话题,也是最重要的话题。它是以最小的预算满足客户最大需求的最理想的会议预算方案,也是会议组织者最理想的会议预算方案。不管你花5000元还是50万元开这个会,知道你想达到什么样的效果,知道会议的目的,都有助于制定一个切实可行的预算方案。成都会议服务公司规划之家(Planning house)认为,要使预算最小化、客户需求最大化并非易事。通过实践总结出上述降低成本、提高会议质量的技巧,希望能对会议中的每一个人有所帮助。

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