在调查现场之前，活动策划人员必须充分考虑活动对场地的所有要求，才能选择理想的活动场地。特别是在活动舞台的搭建过程中，更需要活动策划人员提前做好场地的看护工作，避免出现其他一些意外问题。
如果你正在计划一个1000人的活动，你将选择一个可以容纳1000人的大厅坐着吃饭。然后你想安装一个背投设备（它将使活动看起来正式和专业，这需要一些额外的空间，在屏幕后面至少18到26英尺的地方安装投影设备（大约250个座位）。遇到这种问题首先我们应该考虑放弃投影，减少客人数量，或者使用一个更大的宴会厅。我们计划在大厅前面安装视听设备。您需要设备、监控室、翻译室或舞池吗！这些设施也将进一步压缩座位空间。因此在活动策划人员开始检查活动场地是否可用之前，我们完全有必要了解所有的要求。
在考虑了所有的需求之后，我发现在一个合适的地点它可能无法满足活动的需要。我们必须列出我们想要什么，考虑什么可以妥协，什么又是不能妥协的，不要忘记我们想要达到的效果。如果想同时营造一个活泼活泼的氛围，但如果客人觉得房间太小太拥挤、太热太不舒服，就不可能有一个好的活动氛围。
在活动策划人员安排场地时，不要让所有的人挤在一起节省一点钱。显然最好是让八个人坐在桌边十个人（让十个人坐十二个人），并留下休息区。确保桌子与桌子之间有足够的距离，这样人们就可以很容易地离开。当然我们不能走到另一个极端。一个大厅里安排了几张桌子，这也会影响活动的气氛。你想要的效果是：空间密度适中，气氛温馨活泼。而且太大总比太小好，因为你总可以通过增加装饰来缩小空间，但为什么要浪费钱呢？
另外大家在做活动策划方案时，务必请现场管理部门根据您的要求提供现场平面布置图。如果他们没有这样的计划，原始设计图纸应该缩小到适当的尺寸，并作为平面图使用。另外还要注意人工成本。
