选择在恰当的时间集会，安排时长合适的会议时间，不仅可以体现出组织者的会议意图，同时更能够提高整个会议的效率。因此会义召开时间的选择、开会时间的长短是会议策划人员必须考虑的重要因素，需经过会议多部门、多方面商量、协调后方能确定。一般确定会议召开时间要考虑以下要素。
（1）是否适合会议组织人员完成全部准备工作。因会议的组织者是整个会议的关键人物，因此在确定会议时间时，必须保证会议的组织者有充分的时间做好开会前的各项准备工作。
（2）是否方便与会人员（尤其是会议的核心人物）参加出席。每次会议的召开都有其要求必须到会的核心人物，才能使会议的目标最终得以顺利实现。如果该出席的领导不能前来出席，该参与的会员又因这因那而缺三拉四不到会，那这样的会议恐怕只有改期再开了！否则人数不足，开了也只能达成一些无效的共识和决议。因此会议召开时间需要尽量和与会人员进行协调，以确保更多的人能来参加。
（3）会议召开期间的自然因素。比如在一些在公共场所举办的露天活动和集会，就要充分考虑到当地季节气候的变化和具体当天的天气变化等因素。组织者应尽量避免在气候多变的季节和地区集会，因为这不仅增加了组织会议的难度，同时也会影响与会者的出席和参加会议的情绪。
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