在会议活动的策划中,预算应该这样设计和控制!

在会议活动的策划中,预算应该这样设计和控制!

时间:2020-5-23 作者:成都会务公司

精心设计的会议计划必须包括完整的会议预算,便于判断和监督会议的执行情况。会议预算一般包括以下几个方面:

运输成本可细分为:

(1) 从出发地到会议地点的交通费用-包括航班、铁路、公路、客船,以及从目的站、机场、码头到住宿地的交通费用

(2) 会议期间的交通费-主要是会议场所的交通费,包括住宿地到俱乐部的交通费、俱乐部到餐饮场所的交通费、俱乐部到商务交流场所的交通费、商务考察的交通费以及其他参与者可能使用的预定交通工具。

(3) 欢迎和回程运输-包括航班、铁路、公路、客船和到机场、车站和港口的住宿。

具体可分为:

(1) 是的。会议场地租用-一般来说,场地租用已包括一些常用设施,如激光笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或黑板、油笔、粉笔等,但不包括一些非常规设施,如投影设备、临时装饰等,展台等,当需要安装非董事长办公桌的发言线路时,可另行预算。

(2) 是的。会议设施租赁费——这部分费用主要是指租用投影仪、笔记本电脑、移动同声传译系统、场馆展示系统、多媒体系统、录像设备等一些专用设备,租赁时通常需要一定的使用押金,包括设备的技术支持和维护费用。值得注意的是,在租赁过程中应对设备的各种效率参数做出具体要求(一般可咨询专业会议服务公司,以获得最合适的性价比),否则可能会影响会议。此外,由于品牌、产地和新旧不同,这些会议设施的租赁价格可能会有很大差异

(3) 是的。场地安排费-如果不是特殊要求,一般来说,这部分费用包含在场地租赁费中。如有特殊要求,可咨询专业会议服务商。

(4) ,其他支持成本-这些支持通常包括活动策划和印刷、礼仪、秘书服务、交通和仓储、娱乐和医疗、媒体、公共关系等。根据这些支持的临时性质,如果会议组织者单独寻找这些行业支持,成本可能高于市场价格。如果由专业会议服务商代理,将获得相对低廉的价格和专业的服务支持。

对于这些单项服务支持,主办方应尽可能细化要求,并另行签订服务协议。

住宿费应该很清楚——值得注意的是,住宿费中有些是全价,有些还需要额外的政府税收。对于会议,住宿可能是主要费用之一。寻找专业的展览服务商通常可以获得更好的折扣。

正常的住宿费不仅与酒店星级标准、房间类型等因素有关,还与客房内的开放式服务项目有关,如是否进行长途通讯、洗漱换洗、迷你吧饮品、一次性换衣、上网等,客房内水果供应及其他服务是否开放。会议组织者应明确酒店应关闭或开放的服务项目和范围。

会议的餐饮费用可以是简单的,也可以是复杂的,这取决于会议的议程和目的。

早餐一般都是自助餐,当然也可以围着桌子吃饭,费用是根据人数来计算的(但考虑到会议就餐的特殊性和原材料的准备,估计吃饭人数与实际吃饭人数不应相差15%,或者餐厅有理由拒绝按实际就餐人数结算——而是按预定人数收费)

中餐和午餐基本上属于晚餐,可以采取数字预算-自助餐、桌子预算-圆桌的形式。如果主人希望饮料由自己购买而不是由餐厅提供,餐厅可能会收取一定的服务费。

一般来说,如果在一家高星级酒店的餐厅用餐,餐厅拒绝让主人带饮料出来消费。如果餐馆能把饮料拿出来消费,通常需要收取服务费。在高星级酒店举办会议宴会,一般在基本消费水平上加收15%的服务费。

这笔费用基本上是按人数编列预算的,预算中可以提出不同时期茶歇的饮食搭配。主办方告知茶歇的价格通常包括服务人员的费用。如果组织者需要非程序***,则可能需要额外的预算。一般来说,茶歇的类型可以分为西式和中式。西式主要有咖啡、红茶、西式点心和水果,中式主要有开水、绿茶或花茶、果茶、水果、咖啡、水果和点心。

事实上,一个政党的预算可能比一个政党的复杂。只要制定好膳食标准和规模,预算就容易计算。不过,招待会/舞会的预算旨在支持场地和项目,可能需要很长时间来确认:

视听设备的成本通常可以忽略不计,除非是在室外进行。如果为了公关效果必须在户外进行,那么视听设备的预算就比较复杂,包括:

●设备的运输、安装、调试及控制技术人员的支持费用,可委托给展览服务商

●音源-主要用于背景音乐和娱乐音乐。主办单位可以携带或者委托代理人

通常,项目可以根据会议次数进行选择和计算——预算金额通常与表演难度和参与者人数呈正相关。如果在合适的地方有固定的演出,预算很简单,而且与观看演出的人数呈正相关——除了特别或私人演出。

杂费,是指展览过程中的一些临时安排所发生的费用,包括印刷、临时运输和装卸、纪念品、模型和礼仪服务、临时道具、传真和其他通讯、快递服务、临时保健、翻译和导游、临时商务用车、外汇等杂费的预算很难计划,而不可预见的费用通常可以作为一种策略加到会议预算中。

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