如何计划一个大型会议?

如何计划一个大型会议?

时间:2020-5-23 作者:成都庆典公司

初步规划:首先,你的活动目的是什么?策划和实施接待、住宿、例会、晚餐、演出等500多个环节的活动。下一届年会的总预算从50W开始,大部分是场馆的住宿、例会、餐饮;

预算:你想达到什么样的效果?这和你的预算有很大关系。有很多预算和风格可以扔。作为甲方,您需要先与公司负责人联系,再与酒店、会议策划公司联系,提出细化活动大概规模的建议,并将三方结合起来估算大概预算,提交审批;

制定具体的工作责任表和时间表,并预留足够的准备时间。建议大型会议提前30天准备,为活动的视觉设计预留足够的时间,并通知会议策划公司将现场材料布置及表演部分外包;

必须有书面的实施计划、总经理、负责人和定期会议报告进展情况。

参考本市多家同档次酒店,逐一进行实地调查。建议参考交通便利、远离市区的高端酒店。再者,还是尽量在里面吃住为好。酒店落户后,带会议策划公司对场地进行测量,与公司行政部确定参会人员名单,并将设计邀请函提交会议策划公司并发出。

这两个可以移交给专业会议策划公司和公司采购。

排练会应提前一、两天以上召开,确保问题随时得到解决。事实上,根据我个人的经验,只要前期的规划方案做得足够详细,中间的实施环节不耽误,基本上没有大问题。

分享几个磁带丢失设备的故事:

音频设备已卸下并准备挂起。发现电动葫芦控制器未配置。暂时从照明组借用控制器来悬挂扬声器。结果发现,电动葫芦无链条袋,葫芦链条无存放袋!

乐队表演试听时,我带了十几个麦克风,但其中四五个没有麦克风夹;我设法把它们放在一起,但我发现麦克风夹和小麦框架螺丝的规格不匹配,我仍然需要添加转换螺丝!不过,乐队来了,先用通用电气胶水把他们绑起来!

系统已经安装调试完毕,准备排练。结果发现,没有电池,无线麦克风就不能打开。就等着演员和导演等着,再找附近的销售部去买电池吧!因此,城乡结合部第三销售部购买的电池是假的,无线话筒不到半小时就会断电!

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