新闻发布会必须挑选合适的时刻与地址，对这两个详细问题不加注重，即使主题再好，新闻发代会也往往难以见效。
挑选合适的时刻地址，要做好以下两点：
必须合适记者的要求，不然宾客就会寥寥无几，难以达到预期作用。挑选新闻发布会的时刻应尽量避开节假日和有重大活动的日子， 在这此特别日子里，主办单位报导难以引起公众的注意 。
在详细时刻上，通常举行新闻发布会的佳时刻， 在周一至周四上午10点至12点， 或是下午3点至5点左右。
周五排除在外，主要是因为周末随之而至，此刻人心不齐，对新闻报导往往不予注重。新闻发布会日期选定后，要挑选好约请参加的记者范围，主要方面的读者都要尽量照顾到，报纸、杂志记者、电视台、电台记者，还有摄影记者。
也能够只请和宣传有直接关系的记者参加。给记者发约请信，一般是认识的记者发给记者自己，不认识的记者发到报社、电台、电视台，再由他们选派记者到会。
要提早三天将请柬派专人送到应约请者手中，不能邮寄，以免发生丢失和滞后收到的请柬的现象， 假如约请外地记者， 要提早一个月， 最少不能少于半月寄出请柬， 并于会前三四天打个电话落实记者到会状况，以确认约请记者能否参加会议。
