大力策划大型会议共享干货

大力策划大型会议共享干货

时间:2020-3-27 作者:成都庆典公司

我相信只要你是职场的小伙伴,你总会遇到各种各样的会议。作为公司宣传的热点和动力,公司将在每次会议上投入大量的人力物力作为支持。成功地召开会议是专业人员必备的专业素质。现在,将帮助您结合实际案例分析,如何成功举办一次会议。

1、 选择站点

场地的选择需要考虑参与者的数量和角色。如果领导表示愿意,他/她将不需要设置筛选标准。一个“郊区酒店”和一个“高层场馆”,从场馆的氛围和布局到周边环境(是否有景区,是否有农家乐)都会有很大的不同。此外,由于会议和住宿费是主要费用,应在早期阶段审议预算。

2、 踩踏彩排

最好一次开一个大型会议,不要有紧急情况。这就需要我们熟悉场地和设备,也就是说,我们需要提前“建厂”。

了解会场、餐厅和住宿的相对位置,以便在会议期间提供指导。

例如,我们的会议是在郊区的一个风景区举行的。当我们去那里的时候,我们发现虽然现在网上的汽车叫卖很发达,但这只是运气。他们的工作人员乘指定的公共汽车去上班。由于座位有限,他们不想搭便车。因此有必要提醒参与者注意交通状况。

这次会议是这次会议的第一个焦点,也是一个比较严肃的场合。进入会场请注意以下信息:

① 座位安排。领导在哪里?有没有领导来晚了没座位的情况?不会有人坐在领导旁边吗?考虑设置座板,避免此环节的特殊情况。

② 茶的情况。当我们到达会场时,我们发现会场呈锯齿形排列。“惠子”桌上有20个茶杯,但坐在后座的20名参与者没有茶。经查询,如果您需要支付瓶装水,这也是超出预算的支出,需要提前考虑。

③ 多媒体设备试用。最好带上你自己的电脑直接钻。它可以检查屏幕颜色是否有问题,以及计算机适配器是否匹配。电脑和麦克风在哪里方便扬声器?在这个位置拍照有什么效果(包括以后做会议报告)?麦克风有电池吗?

不同的人对睡眠和隐私有不同的要求。特别是有一种特殊的情况:因为酒店房间不多,有两个人睡一张床。如果网站是随机排列的,可能会给参与者带来不适。

我这次的处理方法是:事先安排好,电话服务员是否一起住大床,得到批准后再安排。但仍有不足之处:最好在确认住宿安排后,制作一份表格发给大家熟悉,以确保大家第二天能有序入住。从本次会议的实施情况可以看出,即使提前安排住宿,酒店内仍会有临时换房的人(如部分人的标准间改为大床房,虽然换房人可以通过其他公司的定额报销大床费,但为他安排的隐形床房会成为一种浪费,需要我们公司承担),而且最初的安排会略有调整,预算也发生了变化,这也增加了以后入住的麻烦以及成本分担。

餐饮是相对最好的控制环节。这里,只要注意以下几点:

① 您点什么菜?我们这次没有点自己的菜,因为我们有一张桌子。但我提前看了菜单:16道菜,每桌12-13人。我想已经够了。但在实践中,我发现大家下午开会后都很饿,吃的也不够。如果是10个人的话,16道菜应该还不错,但是预算也会增加。

如果是景区,第二天就安排好了游玩环节,应该提前做好策略。我在会后的晚上制定了这个策略,因为有些朋友可以要求详细的信息,而且信息资源还是足够的。但花了将近一个小时。我认为日程安排得很好:我们安排了徒步旅行。我询问了徒步旅行的路线、路线上的景点、徒步旅行的时间和路线的周边情况。下次有条件的话,最好自己一步走,否则如果迷路了,或者线路上有安全隐患,都会对体验造成很大影响。

3、 会议日期

当天早些时候带上电脑,提前连接好。然后等待到达办理登机手续。时间到了,你可以提醒与会者准时开始,以确保会议准时开始。这次发生的事情是,组织者还没到,很多人已经办理了入住手续。我们到达会场时,又花了一些时间调试电脑。开始时间比规定时间晚20分钟,可能会给参与者带来不好的感觉。

主持人语调沉稳,串通流畅,给参与者一种正式实用的感觉。由于筹备工作仓促,会议的开幕式效果不太好。下一次我提前到了,我会感觉好多了,当我完成了几次开场白和微笑。

本次讲座准备了两份材料,一份在电脑里,另一份在U盘里,以防电脑损坏需要更换。

会议时间很紧,所以要安排倒计时,避免演讲者严重加班耽误整个会议。我们这次带来的品牌还有5分钟、3分钟和1分钟。它被证明是非常有效的控制时间。录音应在音响系统附近由两人进行,以避免中途一部电话中断或停电及录音遗漏。

问问酒店提前准备的菜有多快。如果这次,你可以提前10分钟离开。这一次,酒水没有及时摆上餐桌,导致主办方缺席。我们不知道饮料在哪里。下次,我们应该提前通知你把冷盘和饮料放在桌上。红酒会把你吵醒的。提前10分钟吃热的食物,当人们到达时就开始吃。

4、 成本问题

本项与各单位报销程序高度相关,仅供参考。

1) 早期的预算不需要太详细。你从来没有想过在你的饭菜里多加几道菜,或者吃几桶方便面,在你的房间里放几杯,所以成本预算只能估计,应该多放一点。

2) 根据负责人和公司分配少量费用后,再提前与各项目沟通,看是否有足够的金额,开什么样的发票(餐饮、住宿)

3) 各项费用发生后,计算总金额,并以表格形式通知报销负责人,统一收付。金额确认无误后,报酒店前台,并按金额开具发票。发票领走后,酒店前台自行核算。(这次酒店不能掉头,我要按房号交钱,耽误了一段时间。事实上,我会把总数给她。她可以根据房间的数量来记帐。)

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