【会议策划】论会议策划的重要性

【会议策划】论会议策划的重要性

时间:2020-3-23 作者:成都会务公司

会议是否成功需要事先计划和安排,那么会议计划在会议中扮演什么角色呢?深圳会议策划公司今天在这里与大家分享会议策划的重要性。

1、 会议规划的三要素

我相信每个人都有深刻的理解。会议成功的主要因素是良好的会议计划。如何组织会议,让与会者满意地离开需要一个计划周密的会议。会议策划过程有三个要素,即会议目标、参与者和会议计划。

会议的目的是实现一个目标。会议的目标决定了会议计划的许多方面。只有确定会议的目标,才能确定谁将出席会议,以及会议的地点、议程和预算。例如,跨国公司亚太总部年度规划会议,就是要通过会议来确定未来的经营战略和营销计划。显然,这样的会议需要一个高水平的会议场所,先进的会议设施,以及在安全和保密方面的高要求。这种会议不同于政府部门组织的行业会议。因此,会议的其他要素只有在明确了会议目标和为实现目标而安排的会议内容后才能确定。

与会议目标有关的因素很多,可能受到一些与会议有关的客观因素的限制,会议目标不能完全实现,需要对计划进行一些调整。

一旦确定了会议目标,您就可以确定哪些人需要参加。除了与会议目标和内容直接相关的与会者外,通常还需要考虑其他两类人。首先,是否需要邀请不同类型的贵宾,如政府官员、行业主管或专家学者,他们的参与可以提高会议的水平。第二,参与者是否被允许(或邀请)带上家人。如果是少数中高层会议,可以考虑邀请家属参加,以增进中高层员工之间的感情。此外,在奖励旅游的情况下,也可以邀请家庭成员参加,鼓励这些员工更好地工作。

会议策划的结果是一套完善的会议计划,包括会议纪要(会议主题、会议时间、会议地点、与会者等)、会议日程安排及相关实践、会议预算等。

在会议的总结部分,确定会议的主题非常重要。会议的主题应与会议的目标一致。它也有吸引力,能引起注意和共鸣。比如,区域合作会议的主题是“展望未来”,公司年会的主题是“营销整合提升绩效”。为了使主题更加生动、通俗,我们可以借助图形符号来表达主题。“展望未来”的标志可以是未来风格的设计。“营销整合”的主题可以用“涓涓细流,汇成奔腾河”的形象来表达。当然,您也可以使用会议主题的缩写作为会议徽标。

会议日程是会议计划的主要部分。在这里,我们需要考虑参与者的到达和离开时间,每个时间段的活动安排,会议内容等。除了正式的会议议程,包括用餐、娱乐、中间休息等,我们还需要尽可能详细和准确地考虑和安排。此外,激动人心的开闭幕式也是需要考虑的***。会议日程通常是由时间和事件组成的表格,但会议的许多重要事项无法在日程中详细列出。因此,对于会议策划人员来说,有必要列出一份详细的相关事务清单,包括会议从策划、实施到评价和反馈的各个环节。

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