1、 与领导沟通，了解会议目的
计划前的沟通是一项必不可少的工作。了解领导召开会议的目的，确定会议计划的总体方向，计划要体现组织者的意图，否则完全没有用。例如，会议的主题是什么？它有多大？邀请哪些领导？议程是什么？有什么特别的吗？
2、 起草初步计划并与领导确认
沟通后，写出初步方案，报领导审核。因为在沟通的过程中，可能会出现理解偏差。把计划写在纸上可以及时纠正，避免偏差。同时，如果领导需要修改或有新的想法，也可以及时补充。
3、 详细方案
初步方案确定后，要细化每个环节，这是最重要的一步。每一步都可以按照“会前、会中、会后”的思路进行安排。会前准备：会议通知、与会人员名单落实、会场安排、会场计划、会议出席情况、会议材料发放等。
会前准备工作繁重，会场布置相当精致。现场按不同会议安排，并考虑安排。会议通知、签到等事项可借助会议助手软件进行辅助，大大减少工作量。例如，企业微云会议助理可以在微信/企业微信上向参会人员推送会议通知；在现场可以实现大屏幕签到、定位签到、微信扫描，每个参会人员的头像可以在3D签到墙上，增强互动感，并自动统计与会情况，及时了解会议详情。
4、会议期间：物质合作和人员合作
会议的每个环节都需要哪些实质性的合作？员工在每个环节都应该做些什么？一切都需要计划到位。比如，会上有现场***，那就是用转盘***？或者我们可以使用会议助理软件将其放入大屏幕***，每个人都可以参与弹幕互动？
5、会后：会议纪要、总结、宣传、报告
会后有必要进行宣传吗？必要时准备照片和新闻稿。会议纪要可通过会议助理在企业微信上发布，方便与会人员及时查阅。如果有任何修改建议，也可以在评论区提出。
6、 合理分配工作
很可能在实现过程中会遇到麻烦。我们需要知道如何与同事一起工作，永远不要让一个人过完一生。如果有什么特殊情况，到了关键时刻，往往来不及关心***个，所以分工协作是必要的，一个人分享处理过程当然更可靠。
7、 主办方公布计划和分工
计划确定后，由领导宣布并分发工作，这是非常重要的。毕竟，他没有分工的权力，他的同事们可能无法完全执行。领导为自己工作是另一种性质。
明确主题、时间、地点、参加人员、参加人数、活动内容、相关准备材料的种类和数量
组织会议工作组，确定会议工作组领导和成员，制定会议筹备计划
根据确定的会议议程编制会议预算，申请专项会议费用
明确会议议程，落实与会人员参加情况、会议具体地点、与会人员住宿安排、会议车辆情况、安全应急预案情况，形成会议指南样本，会议组组长确认后开始打印。
