【活动策划】会议活动策划方案会议策划

【活动策划】会议活动策划方案会议策划

时间:2020-3-15 作者:成都会务公司

1、 与领导沟通,了解会议目的

计划前的沟通是一项必不可少的工作。了解领导召开会议的目的,确定会议计划的总体方向,计划要体现组织者的意图,否则完全没有用。例如,会议的主题是什么?它有多大?邀请哪些领导?议程是什么?有什么特别的吗?

2、 起草初步计划并与领导确认

沟通后,写出初步方案,报领导审核。因为在沟通的过程中,可能会出现理解偏差。把计划写在纸上可以及时纠正,避免偏差。同时,如果领导需要修改或有新的想法,也可以及时补充。

3、 详细方案

初步方案确定后,要细化每个环节,这是最重要的一步。每一步都可以按照“会前、会中、会后”的思路进行安排。会前准备:会议通知、与会人员名单落实、会场安排、会场计划、会议出席情况、会议材料发放等。

会前准备工作繁重,会场布置相当精致。现场按不同会议安排,并考虑安排。会议通知、签到等事项可借助会议助手软件进行辅助,大大减少工作量。例如,企业微云会议助理可以在微信/企业微信上向参会人员推送会议通知;在现场可以实现大屏幕签到、定位签到、微信扫描,每个参会人员的头像可以在3D签到墙上,增强互动感,并自动统计与会情况,及时了解会议详情。

4、会议期间:物质合作和人员合作

会议的每个环节都需要哪些实质性的合作?员工在每个环节都应该做些什么?一切都需要计划到位。比如,会上有现场***,那就是用转盘***?或者我们可以使用会议助理软件将其放入大屏幕***,每个人都可以参与弹幕互动?

5、会后:会议纪要、总结、宣传、报告

会后有必要进行宣传吗?必要时准备照片和新闻稿。会议纪要可通过会议助理在企业微信上发布,方便与会人员及时查阅。如果有任何修改建议,也可以在评论区提出。

6、 合理分配工作

很可能在实现过程中会遇到麻烦。我们需要知道如何与同事一起工作,永远不要让一个人过完一生。如果有什么特殊情况,到了关键时刻,往往来不及关心***个,所以分工协作是必要的,一个人分享处理过程当然更可靠。

7、 主办方公布计划和分工

计划确定后,由领导宣布并分发工作,这是非常重要的。毕竟,他没有分工的权力,他的同事们可能无法完全执行。领导为自己工作是另一种性质。

明确主题、时间、地点、参加人员、参加人数、活动内容、相关准备材料的种类和数量

组织会议工作组,确定会议工作组领导和成员,制定会议筹备计划

根据确定的会议议程编制会议预算,申请专项会议费用

明确会议议程,落实与会人员参加情况、会议具体地点、与会人员住宿安排、会议车辆情况、安全应急预案情况,形成会议指南样本,会议组组长确认后开始打印。

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