如何让大量参与者参与到每个环节是会议策划管理者需要考虑的问题。比如报到、会议、餐饮、娱乐、学习、交流等项目，都能从中得到想要的东西当然，活动策划公司也要注意参与者的一些突发情况，如突发疾病、家庭危机或其他个人麻木等此外，我们还需要解决随时可能发生的突发事件，如扬声器未能及时到达、恶劣天气或音响设备故障等作为一家专业的活动策划公司，我们提出以下建议供您参考。
一、明确目标
对于任何商业公司来说，要使会议有价值，就必须有明确的目的通过会议得到你所需要的，为参与者提供相应的价值，并回报投资。
二、改进信息的收集和分析
信息的收集是非常重要的，包括了解客户的需求（具体过程请参见附件-客户需求分析表）、了解与会人员、了解媒体、了解预算、分析自身不足等。
三、追求持续创新
每次会议都是对创新能力的挑战。无论是内容还是形式，不断的创新都能让每一次会议充满激情和乐趣。
四、周密计划
无论是甘特图还是日程安排，一个周密的计划都必须包括会议的所有细节此外，确保定期跟踪，可以避免精心策划成为项目经理墙上的装饰。
五、严格现场管理
在进行现场管理时，必须严格按进度计划项目进行操作任何遗漏都将导致会议失败。另外，现场负责人需要能够适应情况
六、结论及详细总结
成功的会议需要有创造性的计划；积极的谈判和沟通技巧；规范的运作和财务管理；出色的包装和系统的反馈在会议结束时，总结一下你提供了多少价值贵公司的投资收益是多少与会者明年会参加你的会议吗？总结这些答案并将其应用到下一个会议计划中。
七、追求实用而不是花样性
无论会议规模大小，没有一个好的会议计划是***的最重要的是建议、设计和修改。
八、了解会议涉及的行业
为了提供一个成功的会议管理，组织者必须了解会议所涉及的行业、术语和行业趋势。
九、为了省钱不要对重要的事情感到困惑
保证合作供应商提供优质的服务，不要为了省一点钱而牺牲会议质量，最终你会损失。
