如何在每个环节中建立大量的会议参与者是会议策划管理者需要考虑的问题。比如报到、会议、餐饮、娱乐、学习、交流等项目，都能从中得到想要的东西。当然，活动策划公司也要注意参与者的一些突发情况，如突发疾病、家庭危机或其他个人麻木等。此外，还要解决随时可能发生的突发事件，如扬声器未能及时到达、恶劣天气或音响设备故障等。作为一家专业的会议策划公司，规划院提出以下建议供您参考。
1、 设定明确的目标
信息的收集是非常重要的，包括了解客户的需求（具体过程请参见附件-客户需求分析表）、了解与会人员、了解媒体、了解预算、分析自身不足等。
2、 追求持续创新
每次会议都是对创新能力的挑战。无论是内容还是形式，不断的创新都能让每一次会议充满激情和乐趣。
3、 制定周密的计划
无论是甘特图还是日程安排，一个周密的计划都必须包括会议的所有细节。此外，确保定期跟踪，可以避免精心策划成为项目经理墙上的装饰。
4、 严格现场管理
在进行现场管理时，必须严格按进度计划项目进行操作。任何遗漏都将导致会议失败。另外，现场负责人需要能够适应情况
5、 结论和详细总结
成功的会议需要有创造性的计划；积极的谈判和沟通技巧；规范的运作和财务管理；出色的包装和系统的反馈。在会议结束时，总结一下你提供了多少价值。贵公司的投资收益是多少？与会者明年会参加你的会议吗？总结这些答案并将其应用到下一个会议计划中。
6、 追求***，而不是***
无论会议规模大小，无论会议计划有多好，都不可能做到尽善尽美。更重要的是建议、设计和修改。
7、 了解会议涉及的行业
为了提供一个成功的会议管理，组织者必须了解会议所涉及的行业、术语和行业趋势。
8、 不要为省钱的大事而困惑
为了保证合作供应商提供的优质服务，不要为了省一点钱而牺牲会议的质量，但你以后会损失很多。
9、 记住，顾客永远是***位的
你的听众是你的顾客，他们会付钱给你，所以他们必须感受并接受价值，他们必须意识到这次会议的重要性。如果你认为有些事情比顾客更重要，请记住：顾客永远是最重要的！
10、 合理控制预算
学会正确分析和使用预算。额外的钱应该首先使与会者受益。
11、 更多地利用技术
技术可以给你很大的帮助，从头到尾尽可能多地使用技术，让顾客和员工都能轻松地使用技术，但必须记住，任何技术都不能取代人与人之间的沟通。（技术应用见“多媒体会议包装”）
12、 清晰明了的沟通
清晰明了的沟通是整个项目成功的关键。假设你是一个与会者，不知道内部计划、程序或备份工作。你怎么能在短时间内知道这些
13、 成熟的危机管理
对于不可预见的问题和可能出现的情景危机，我们必须制定解决方案，列出最坏的结果，然后逐一提出解决方案。
14、 提供足够的价值
为了满足参与者的需求，一个会议项目应该为受众提供有用的价值，无论是教育培训还是新产品发布或经销商会议——内容是关键，实质性的内容会使价值在会议中得到体现。
以上是我们共享的会议管理要素，因此大中型企业在举行大型会议时，通常会选择专业的活动策划公司，以避免事故的发生。
