一、建立适用于年会活动策划的系统
对于大多数管理者来说，公司的年会活动策划既是某一阶段（比如年底）工作的一部分，也是一个长期的工作（每年都需要策划年会活动）。因此，企划部最好具备进行公司年会策划的连贯方法。拥有连贯的方法意味着你、你的公司、供应商、甚至是年会参加者可以从每一次年会活动策划中学习，发现需要改进的地方，从而在未来策划出更好的年会活动。
二、使年会活动策划不带太多个人色彩
对年会活动的认知应该是整个公司的，而不应该是少数特定的人。虽然，年会活动是用一个小团队去策划，所有方法和技巧来源于这个团队，因此年会活动的风格会是他们的反映。但是，我们不要忘了年会活动是为企业文化和远景服务的，不适合有太多的个人风格在里面。所以，年会的策划和实施应该独立于个人喜好之外。
三、确保年会活动策划进程的进度
为文件的形式反映年会策划的进度，因为策划团队必须定时向老板进行汇报。有效、详细和重点突出的工作日志可以记录下整个复杂的年会策划过程，让BOSS掌握最新的进展。而且这些记录还可用于未来的总结和经验提取。
四、增加年会策划的观赏性和互动性
通常，年会活动策划团队看起来不像是在工作——因为策划过程最明显的结果就是活动本身。为年会活动所做的各种工作BOSS通常不容易看见。不管涉及多少工作，只要活动，大家就会认为举办年会活动是一件容易的事情。因此，在策划中不断记录、报告和进行通报大会（可在网络上进行）可以让所有人看到整个年会的策划过程，增加观赏性和趣味性
五、年会也是很好地发现团队优秀人才的好方式
让年会策划团队有机会接触更多的外界信息，成都年会策划这些外界信息可能不仅与年会活动相关，你或许在策划过程认识到更多具有特殊能力的同事、志愿者；发掘出更多更优秀的供应商。
