参展商制定会展预算的具体内容

参展商制定会展预算的具体内容

时间:2020-1-2 作者:成都会务公司

  参展商制定会展预算,一方面需要全面考虑开支项目;另一方面,要对会展费用进行有效控制,在保证参展效果的基础上,使预算费用得到最人限度的使用。因此,在这里分别从参展商基本预算项目、需要特别强化的项目和成本控制项目三个方面,具体分析如何为参展商制定合理的会展预算。

  1.基本预算项目

  参展商预算的项目比会展组织者少,大致由九个项目组成:

  (1)照明、电源及其他服务。组织者一般会指定电气承包商安装、出租电气设备。如果企业经常参展,可以考虑自己购买设备,但是增加了运输费,安装费和电费仍需要支付。设备操作示范可能需要用水、煤气、压缩空气等,要事先了解清楚有无供应,并知道价格。

  (2)展架、展具、地毯。展架、展具可以租用,经常参展的企业也可以自己购买。最好租用地毯,虽然地毯不贵,但自己购买并反复使用的麻烦很多。一些展览会也不铺地毯,企业如果觉得使用地毯效果好,就买最便宜的地毯,会展结束以后就丢弃。

  (3)电话。租用电话可以方便企业自己联络,提高工作效率,也能作为交际手段让潜在顾客使用,有助于提高参展效果。

  (4)文图、道具、办公用品。企业需要为展台专门制作文字、图表,这是必要的开支。企业演示用的道具及办公用具,由于租用价格贵,自备为佳。

  (5)展览资料。会展资料中包括公司介绍、产品介绍、报价单等内容,有的项目可能印在整个会展的会刊上,但详细的产品信息和报价,公司应该专门印制。

  (6)展台清洁。一般清洁费包括在场地租金内,如果不包括,清洁费也不会太高。如果展台面积不大,可以在晚上闭幕以后自己清扫,不要等到来日开展前。无论自己清扫或雇佣别人,不要忘记展品的清洁和保养。

  (7)联络、差旅、工作人员食宿及补贴。在决定参展前进行实地考察有利于做好设计、宣传、运输工作。展台人员的食宿要尽早与组织者联系,以争取折扣。因为在会展期间,参展企业和参观者很多,客房、餐费都可能上涨,提前预订可以降低成本,避免出现问题。

  (8)展品运输和保险。参展企业可以自己运输展品,但如果展品多,最好由专业物流公司安排。展品运输的时间要计算好,太早或太迟都会导致额外开支,保证开幕时展品到齐是最基本的要求。展品要注意小心包装、搬运,尤其是反复使用的展具、办公用品更要注意。参展企业都必须办理保险。有的公司只需要办理手续,将保险从正常经营范围扩大到展览项目、参展人员和展品上,不需另外付费。如果保险费需要另付,可以从组织者推荐的保险公司中选择.

  (9)接待客户。通常展台尤其是大展台要给坐下来洽谈的客户提供饮料,甚至正餐。企业要与组织者事先联系,为展台配备冰箱、茶具、咖啡具等设备,或者提供临时的会客场所。如果公司距离展场近,可以使用自己的设备;否则可以租用场地设备。

 

 

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