新闻发布会活动执行环节要做好哪些管理工作?

新闻发布会活动执行环节要做好哪些管理工作?

时间:2019-8-16

在新闻发布会活动策划方案通过之后,新闻发布会就进入到执行的环节–活动管理,该环节包括会前管理、现场执行、善后工作三个部分。会前管理工作部署。工作部署需要多方面协调,犹如我们组装一部精密机器,一颗小小的螺丝钉也会影响到整个机器的运转。因此,工作人员的相互协调、对工作任务的合理配置是十分重要的。

在准确落实新闻发布会的时间之后,公关公司首先要组建一个覆盖策划、文案、媒介和设计等人员的执行团队,并安排一名活动总监负责整个发布会的管理、督导和监控工作。最后还要落实所需的各种外部支持力量,并与之签订分包协议。

在启动阶段,行动方案的完善和工作进度表的编制是活动管理工作的重点,借助甘特图可以有效确保工作人员管理当前工作,协调时间进度。

记者是出席新闻发布会的重要人物之一,媒体邀请需要智力和体力的双重付出。

从实践来看,体力付出在于发布会之前的4次媒体沟通。有意向召开新闻发布会时,媒介人员就要打电话与记者联系,告知将要举办的活动并征求媒体对这个活动的看法以及参会意向。在发布会前一周半的时间向记者发出邀请函,并在发布会前的1-2天内与记者确认参会的情况,最后要在距发布会还有半天的时间用短信或电话提醒记者准时到场。

智力付出在于如何巧妙地将发布会的亮点和意义传达出去,并以一些小的神秘感引起记者的兴趣。例如,可以告诉他们将有神秘嘉宾到场,本次发布会将是全球首场发布会,或者将发布全新设计的产品等等。

如何管理新闻发布会活动

场地布置。在发布会的头一天,工作人员就要落实好场地布置的工作。如同翻译的最高境界一样,场地布置同样要符合信、达、雅。信就是准时,在规定的时间内布置完现场;达就是通畅,确保所有设备都保持通畅的状态;雅就是美观,会场要保持整洁、干净的环境。

在布置会场时,有一个与大家一同分享的小技巧:本着从大到小,从头到尾,从上到下的布置原则,即先确定大件物品的摆设然后再安排小件器材的位置;先布置完舞台再根据场地条件布置嘉宾席和记者区;从会场顶部的摆设再到桌面的整理和地面的清理。此外,准备一个垃圾袋,把一些随手的垃圾扔到里面,可以大大节省保洁工作的时间。

场地布置包括场内布置和场外布置两方面。场外布置包括场外横幅、竖幅、易拉宝、花篮以及VIP 房的布置等。在场内布置时,会场空间位置的安排要以实用为准,如小型发布会可用圆桌的形式,制造出融洽、和谐、平等的交流气氛。大型发布会可用方桌,设立发布台等。其次,工作人员还要掌握好职位高者靠前,自己人靠边、靠后的坐位布置原则,并在现场前方和后方留出足够的摄像机机位。

检查工作从外到内,从高到低,从全面到重点,注意把握好细节问题。需要提醒的是,负责保安的人员要对现场进行安全检查,特别要注意是否存在安全隐患。譬如,消防通道是否畅通、杯椅是否完好等等。

此外,合作默契的供应商应该成为合作伙伴,而不仅仅是物品提供者,长期的工作经验能使他们对发布会现场布置提出合理的建议。

彩排。在所有准备工作完成、现场布置完毕、设备安装到位的情况下,活动总监要召集全体执行人员以及供应商到现场,按活动流程进行一次全面的彩排,检测活动人员的现场表现,各种设备的使用效果、活动时间是否合理等等,目的是让他们掌握整个会议的流程、明确各自的角色和承担的责任。

在发布会前期,客户服务小组至少要进行3次细致的沟通,以此确保工作人员明确职责。对主持人的把控是非常重要的。从实践看,通常要在发布会前的三到四天内把串词、会议流程等重要信息提交给主持人,并在头一天与其进行细致的沟通,沟通内容包括本次发布会的主旨、关键时间点的控制、与会领导的姓名、职位、风格和特点,以及遇到冷场或砸场时的应急手段等等,以便其在正式场合上能够控制好现场的气氛和节奏。

一个非常需要注意的细节是:很多时候,客户会把一些流程安排、媒体邀请等工作授权给公关公司,而此时必须要记住,在决策之后的第一时间向客户反馈结果,保证他们随时随地了解发布会的进展情况。

发布会活动现场执行

如果已经有了严格的现场演练,那么现场执行就要看工作人员的现场控制能力和应变能力。现场执行必须灵活、果断,对应急方案中没有考虑到的有关事项,要能妥善解决。不过,需要尽量征得客户的同意和支持。此外,在发布会现场,还需要专门为客户安排一个对整个活动非常熟悉的工作人员,以便根据客户要求即时调整现场。

特别需要注意的是,确保发布会现场的紧凑与连贯,并把时间严格控制在流程允许的范围内。另外,在做发布会流程时,工作人员要预留出一些时间,这样,即便是某个环节超出了预计的时间,也能够控制好整个发布会的进度。

QA是发布会的重头戏,确保此环节的万无一失是每个工作人员的职责。虽然在准备阶段,客户与公关公司已经根据此次发布会的意图和记者的兴趣点准备好了问题,但如果有可能,媒介人员要充分利用好发布会前的时间,与提前到场的记者进行沟通,并为记者提供准备好的QA提纲。

在QA环节,新闻发言人需要注意以下几点:

1、灵活控制场面气氛。发言人或主持人要善于调动记者的情绪,保持顺畅而有激情的沟通。例如,在小型发布会时,可以让记者先做自我介绍,以此来拉动和谐、互动的气氛。如果提问异常活跃,那么主持人就要维持好会场的秩序。

2、根据议程要求,灵活控制发布会的时间进度,避免QA延时。如果预定时间已到,发言人要向那些想提问的记者表示遗憾,还可以与之预定下次采访的时间和地点等。有时,新闻发言人可能会忽略事先设计好的时间,这时,控制舞台效果的工作人员就要举牌示意。如果超时太长,在取得客户同意之后,要压缩其他的一些环节。例如QA的时间,可以从原本设定好的20分钟调整为15分钟或5分钟。

如何能让到场的人更好地感受客户企业的特色呢?在发布会的会前、会后循环播放企业宣传片,以声、光、影的方式让到场的人直观地感受到企业的文化和风格。

在新闻发布会结束之后,还可以配合会议的主题组织记者参观,给记者创造实地考察、采访和摄影的机会,使他们对新闻发布会有一个感性的认识。

善后工作

善后工作的好坏将会直接影响到整个活动的传播效果。工作人员除了将收拾好的道具、会议资料以及相关物品入库以外,还要做好采集现场数据(活动情况、现场效果评价等)以及现场图片、影像资料的整编工作。尽快整理出新闻发布会的所有材料,以电子版的形式提供给记者。最后就是媒体跟踪与制作活动评估报告了。

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