听说您最近准备开始制定你得特色年会策划方案了，潜在客户也已经开始注意到您了。恭喜你马上会有一个接着一个的订单送到你的面前。很快，你将被邀请到你的第一次客户会议，在这里你成为特色年会策划者的道路上会一帆风顺。但是，最有经验的年会策划者应该如何准备这个初始但至关重要的第一次联系？
在你的第一次会议之前应该研究什么？
是的，您的年会节目策划工作者的生活有时会变得忙碌，深入研究您的客户似乎不会在您的年会策划计划中排名第一，但请勿跳过此第一步！花时间浏览客户年度报告的第一页，博客帖子，推文或Facebook页面将为您提供令人难以置信的洞察您的新客户的业务目标，并将帮助您主持您的第一次会议专业水平将成为您的标准。
初始握手：获得新客户的信任
记住：一个轻松的握手和一个真正的微笑说“我期待与你合作”比一个昂贵的设计师西装要有用得多！这是另一个提示：您可以打动您的客户 – 无需花费一分钱 – 通过到达您的会议与个性化的演示文稿，其品牌标识。只需使用您的文字处理器在Power Point中复制并粘贴客户的名称和徽标（如果有）。如您所知，公司和个人花费相当的精力开发品牌，您的客户将注意到细节的注意。
覆盖你的基础…同时创建大图
企业事件规划的世界意味着客户和会议策划者之间的大量交流，所以在这个阶段，您不一定要在新的客户端上碰到每一个细节。但是，作为特色年会策划者，我们希望你能够清楚地了解以下要点：
1.为什么这个事件发生了？这是每年一次的重复事件还是只发生过这一次？这件事情会引起人们的注意（特别是新产品，舞会还是商业里程碑）？
2.活动计划运行多少小时/天/周？
3.谁参加？他们也会带着配偶和/或孩子一起吗？会有一个或多个贵宾出席吗？
4.此事件发生在此之前？如果是这样，什么是正确的，什么是错误的？
5.这次活动对参与者有何印象？
6.您的客户对此次活动的投资是什么？
7.这是一个很好的做法，请仔细记录这些问题在您的活动信息夹中的答案，以便您可以在任何时候参考这些问题，如果您觉得事情可能会沿着与客户最初设想的方向不同的方向移动。
对于您拥有的每个对年会节目策划感兴趣的客户，请确保他/她还会在事件发生当天通知您谁将具有决策能力。当一个活动参与者要求您的活动议程的最后一刻更改时，这个看似小的信息将是绝对的黄金！
