学术会议策划方案一般是为大中型或重要的会议所做的预设方案.主要目的是在会议召开之前对构成会议的各个要素作出系统周密的书面安排.为了能够成功的举办一场会议活动,就要明白学术会议策划注意事项以及前期要准备的内容.
一、学术会议策划注意事项
1、在进行学术会议策划时,首先要确定本次会议的主题和名称,然后在确定主题后在进行细节方面的策划.
2、确定会议地点.地点应尽量选择交通便利,环境好,接待能力较强和与会议研讨内容相关的地点.
3、确定会议日期和日程.一定要确保学术会议如期进行.
4、会场的布置.包括横幅标语,投影设备的安装使用,主席台的设置,成都幕布,参与人员位置安排,茶水服务等,一定要安排周到.
5、学术会议的主体是参会代表,组织好代表是开好会议最重要的环节.
6、会议形式要多样化,灵活采用学术沙龙,大会报告,自由发言,辩论会,圆桌座谈,成果展示等多种学术会议形式,以营造宽松的学术气氛,提高交流效果.
7、会议期间应就讨论的主题进行深入研讨,对参会者应一视同仁,努力营造学术平等,自由的气氛.
二、学术会议策划前期准备工作
1.桌椅、名牌、茶水
桌椅是一场会议最为基本的设备,可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型,此外需要制作名牌,让与会人员更好的找到自己的座位.另外,由于每个人的喜好不同,会议上的茶水饮料最好准备矿泉水.
2.签到簿、名册
签到簿可以很好的帮助人们了解与会人员的数量等信息.此外,印刷名册可以方便会议的主席和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料,从而加深了解,彼此熟悉.
3.黑/白板、笔
在有的场合,与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图,从而说明问题.此外,笔、板擦等配套的工具也是必不可少的.
4.视听设备
现代科技的发展带来了投影仪、幻灯机、镭射指示笔等高科技的视听设备,这些设备给人们带来了极大的方便.
