活动策划之活动邀请函的格式及注意事项

活动策划之活动邀请函的格式及注意事项

时间:2019-11-30 作者:成都开业庆典

    活动策划公司:活动邀请函是活动举办方邀请企业领导或知名人士、专家等参加某项活动时所发的请约性书信,在企业交流以及日常的各种社交活动中,这类书信使用广泛,在应用写作中邀请函是非常重要的,那么,活动邀请函的格式及注意事项有哪些?

活动邀请函的格式:

    在一般情况下,邀请有正式与非正式之分。非正式的邀请,通常是以口头形式来表现的,相对而言,它显得要随便一些。而正式的邀请,既讲究礼仪,又要设法使被邀请者备忘,故此它多采用书面的形式。

一、礼仪活动邀请函的含义
    活动邀请函又称活动邀请信、活动邀请书,是活动主办方(单位、团体或个人)邀请有关人员出席隆重的会议、典礼,参加某些重大活动时发出的礼仪性书面函件。
    凡精心安排、精心组织的大型活动与仪式,如宴会、舞会、纪念会、庆祝会、发布会、单位的开业仪式等等,只有采用活动邀请函邀请佳宾,才会被人视之为与其档次相称。活动邀请函有自己的基本内容、特点及写法上的一些要求。

二、活动邀请函的基本内容
    活动邀请函的基本内容包括活动的背景、目的和名称;主办单位和组织机构;活动的内容和形式;参加对象;活动的时间和地点、联络方式以及其他需要说明的事项;邀请内容根据实际情况填写。

三、活动邀请函的特点
    活动邀请函的特点体现在以下4个方面:
    1、礼貌性强。邀请事务使用邀请函表示礼貌。礼貌性是活动邀请函的最显著的特征和基本原则。这体现在内容的完全的赞美肯定和固定的礼貌用语的使用上,强调双方和谐友好的交往。
    2、感情诚挚。活动邀请函是为社交服务的专门文书,这使得它能够单纯地、充分地发散友好的感情信息,适宜于在特定的礼仪时机、场合,向礼仪对象表达专门诚挚的感情。
    3、语言简洁明了。活动邀请函是现实生活中常用的一种日常应用写作文种,要注意语言的简洁明了,看懂就行,文字不要太多太深奥。
    4、适用面广。活动邀请函使用于国际交往以及日常的各种社交活动中,而且适用于单位、企业、个人,范围非常广泛。

四、活动邀请函的结构与写法
    在应用写作中活动邀请函是非常重要的,尤其是社会交际空前广泛和重要的当代社会,写好它可以说至关重要。对活动邀请函的写法要注意格式和形式两个方面。首先是结构上写法类似公函。一般格式如下:

邀请函

尊敬的________________    

您好!
    ___________单位将于____年____月____日在_________地,举办_____________活动,特邀您参加,谢谢。

    活动邀请函的结构通常由标题、称谓、正文、敬语和落款五部分组成。
    标题:一般只写文种“邀请函”即可,字号比通常标题要略大一些。有时也可以加“事由” ,如“关于参加研讨会的邀请函”。有时还可包括个性化的活动主题标语,如“沟通无限中部六省城市信息化高级论坛邀请函”。
    称谓:是对邀请对象的称呼。要顶格写受邀单位名称或个人姓名,后加冒号。要写明对方姓名、职务、职称、学衔。也可以用“ 同志”、“经理”、“教授” 、“先生”、“女士”、“小姐”称呼。通常还要加上“尊敬的”之类定语。
    正文:是邀请函的主体。头可向被邀请人简单问候,位臵在称谓下一行,空两格。接着写明举办活动的缘由、目的、事项及要求,写明礼仪活动的日程安排、时间、地点,邀请对象以及邀请对象所做的工作等,并对被邀请方发出得体、诚挚的邀请。若附有票、券等物也应同邀请函一并送给邀请对象。有较为详细出席说明的,通常要另纸说明,避免邀请函写得过长。
    敬语:末尾一般要写常用的邀请惯用语。如“敬请光临”、“敬请参加”、“请届时出席”之类的敬语。有些邀请函可以用“此致敬礼”、“顺致节日问候”等敬语。
    落款:署上邀请单位名称或发函者个人名称,署上发函日期。邀请单位还应加盖公章,以示庄重。

    其次是形式上的要求。邀请函的形式要美观大方,不可用书信纸或单位的信函纸草草了 事,而应用红纸或特制的请柬填写。

五、写活动邀请函要注意的事项:
    1、“邀请函”三字是完整的文种名称,与公文中的“函”是两种不同的文种,因此不宜拆开写成“关于邀请出席×x活动的函”。
    2、被邀请者的姓名应写全,不应写绰号或别名。在两个姓名之间应该写上“暨”或“和”,不用顿号或逗号。网上或报刊上公开发布的邀请函,由于对象不确定,可省略称呼,或以“敬启者”统称。
    3、严格遵守写作格式,称谓、邀请事由、具体内容、活动时间、活动地点、相关事宜、联系方式、落款等是必不可少的部分,不能丢漏信息。
    4、邀请事项务必周详,使邀请对象可以有准备而来,也会使活动举办的个人或单位减少 一些意想不到的麻烦。
    5、邀请函须提前发送,使受邀方有足够的时问对各种事务进行统筹安排。 总之,活动邀请函属于社会生活使用文书,具有社会公关及礼仪功能。它不仅表示礼貌庄重,也有 凭证作用,要写得简明得体,准确文雅。

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