会展是会议、展览、节事活动等集体性活动的总称,是指在一定的地域空间由多个人集聚在一起形成的,定期或不定期的集体性的物质、文化、信息交流活动.它包括各种类型的会议、展览展销活动、体育竞技活动、各种节事活动等,.从会展所牵涉的知识领域来看,会展涉及信息、管理、经济、旅游、建筑设计、贸易、艺术等众多学科领域的知识,有很强的综合性.
会展策划是对相关社会资源进行整合的过程,是一个系统工程.因此,用系统的观念去认识资源,用系统的方法去分析整合资源,用系统的功能去实现资源的优化是会展成功策划的创造性思维原理之一.从会展策划系统看,一般而言,会展策划系统包括策划者、策划对象、策划依据、策划方案和策划效果评估等要素.
一、展会活动策划原则
1、合法原则
不合法的展会策划项目绝对不会有生存空间.在当前全国几千个会展项目同台竞技的大环境下,把握好这个原则,对办展企业争取政府方面的资金支持、政策支持、环境支持等非常重要.
2、生命力原则
生命力原则又可称为可持续发展原则.一个会展项目从策划起到最后落实,需要投入大量的人力、物力和财力,而且往往第一届能够实现经济效益持平或微利就已相当不错,前三、四届都属于培育期,真正成为品牌,取得明显的经济效益,需要经过较长时期,付出的心血肯定很多.因此,我们可以选择那些造血功能强,能滚动式发展的长线项目,即:可持续发展项目.
3、专业化原则
随着市场经济的日渐繁荣,社会分工也越来越细,市场上取代百货商店的是一个一个的专卖店,展会也一样,专业性会展活动的生命力日趋旺盛,综合性展会的光环已时过境迁.可以说,是生产力的发展导致社会分工的细化,社会分工的细化又导致会展活动的专业化发展.策划会展活动一定要讲求一个”专”字,通过一个点深挖下去,把与这个”点”相关的产品资源、人力资源、企业资源一条线整合起来去做品牌,方能大放光彩.
二、展览策划的基本过程:
1、建立规划工作组.
2、市场调查与分析是会展策划的基础.其内容也非常广泛,主要包括五个方面:1、工业环境;2、目标市场;3.政策法规;类似展览;他们自己的资源.
3、制定展览项目行动计划,制定综合规划,是展览项目顺利发展的重要前提.选择合适的时间和地点,实现两者的合理结合,是规划中必须注意的内容
会展策划方案具体化,应形成一个可供操作的具体措施.其间得需明确以下内容:会展项目的目标、实现会展项目目标的环境、会展项目营销战略要素、会展相关活动的开展、会展策划方案的效果与评估、会展策划方案实施的附加条件.
设计行动日程表也是必不可缺少的一环.会展项目的行动日程必须精心设计,策划方案的制作、方案的实施不得延误,每个步骤的开始和结束都应有时间的规定和限制,以保证方案的实施能够顺利进行,否则就会严重影响会展的成功举办.
4、制定预算方案制定一份会展项目预算方案一般包括的内容有以下几个方面:
4.⒈场地费用;
4.⒉行政管理费用,包括公司行政管理人员的工资和行政办公费用等;
4.⒊宣传推广费用;
4.⒋招展、招商费用
4.⒌相关活动经费;
4.⒍其他.
会展项目收入来源:
(1)会务费或展位费收入;
(⒉)门票收入;
(⒊)企业赞助收入;
(4).活动策划位租赁费用收入(宣传费用收入);
(5).其他.
5、撰写项目策划方案撰写会展项目策划方案就是将策划的最终成果整理成书面材料,即策划书,也称企划案,其主体内容包括现状或背景介绍、分析、目标、战略、战术或行动方案、效益预测、控制和应急措施,各部分内容可因具体要求不同而详细程度不一.其可涵盖内容如可行性研究报告、项目意向书、项目建议书以及活动策划策划书、宣传手册等围绕某次展前、展中以及展后的所有策划文案.
6、评估与修正评估与修正的内容主要包括项目评估、阶段考评、最终考评和反馈改进等内容.
