年终岁尾,有一件大事要提上日程,那就是企业的年会,为什么要举办年会呢?一场完美的年会,无疑是激扬员工士气和激励斗志的最佳选择, 各企业的领导是不是又在为去哪开年会,怎样开年会而苦恼呢?红星文化传媒的小编教大家年会策划的6大主要步骤和6大细节小步骤
一、年会策划六大主要步骤
1、确立明确的目标
不同的会议需要不同的环境,召开会议是要达到一定的目的和目标.所以第一个重要的步骤是收集方方面面的信息,通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划.对任何一个商业公司而言,要想让会议开得有价值,必须要有一个明确的目的.通过会议获取所需,提供给与会者相应的价值,并且能回报投资.
2、完善信息的采集分析
信息的收集极为重要,这其中包括了解客户的需求(制作一份客户需求分析单)、了解会议的出席者、了解媒体、了解预算、分析自己的不足等.
3、追求不断的创新
每一次会议都是对创新能力的挑战,无论在内容或形式上,不断的创新能使每一次会议都充满激情与乐趣.
4、制定周密的计划
无论是计划书还是进度表,一个周密的计划必须包括会议里所有的细节,另外,保证定期的追踪可以避免一个周密的计划成为项目经理墙壁上的装饰.
5、实施严格的现场管理
在进行现场管理时,一定要严格的对照计划表上的事项进行操作,任何疏漏都会导致会议的失败.此外,现场负责人需要有随机应变的能力.
6、结束与细致的总结
如何让众多的活动参与者在每一个环节诸如签到、开会、餐饮、娱乐、学习、交流等项目中得到他们想得到的东西?此外还要解决随时都有可能发生的诸如发言人没有及时到场、恶劣的天气或音响设备失误等突发事件,这些都是活动策划中必须要考虑到的种种不确定的因素,才能更好的提供精心策划的方案!
二、年会策划六大细节小步骤
1、通关一个年会,主要分五步,分别是大结构,策划,具体实施,筹备组和费用预算.
作为年会统筹者,你首先对这个年会要有大结构的概念,最重要的要先搞清楚目的,尤其是老板的目的.
即便人均50块的一顿饭,老板也不会想无缘无故浪费掉,必然有想达到的目的.除了最基本的提高士气,还有什么深层次的目的?是不是因为每年年后离职潮想提高员工留存率?老板对员工和员工互相间不熟悉不认识,想拉近距离造成一家人的氛围?总之,搞清楚目的是你第一步要做的.
然后定好基调(热闹、严肃、歌功颂德、活泼、无节操…)、时间和地点,基本要素有了,才能开始具体的筹备.
从策划开始,你要弄清的就是员工的需求了.这个年会老板是主人,让客人(员工)有感觉,另客人(员工)满意,这个年会的目的就算达到了.
2、年会策划要群策群力
与其自己脑袋憋大了想不出来,不如招募感兴趣的同事一起群策群力,从头脑风暴开始,想创意,闪瞎眼的创意就在不断扩大的脑洞中.这样做的好处还有,顺便就把后面筹备工作小组的事情给解决了.
如果大家不愿意参与,你只好与不得不参与的其他HR、财务等想创意,或者在公司群上征求意见,以及利用强大的互联网寻找创意了.工作组往往也就是行政财务人事和采购等必要人员.
3、活动设计事无巨细
整个流程的设计从大流程到每一盏灯,每一道菜,都不能含糊.很多时候员工对年会的不满就因为你的一点小疏忽,让老板觉得花了钱没效果,而你夹在中间累死累活没有功劳也没人管你的苦劳.如:入场,是全部签到还是领导们秀书法?签名墙还是签名表,还是手机签?简单入场还是有入场问候、胸牌等营造氛围的东西?
开场是舞蹈还是举杯还是领导致辞?讲话交流是宣讲还是走桌敬酒还是游戏?
演出是员工还是请外面的演员?当然,低成本的话是不建议请演员,你请不到大咖,其他的除了费钱真没什么看的,不如老板耍个宝,领导卖个萌,员工调个侃好看.
游戏一定不要一味求新奇搞怪,要保证员工不反感,不然宁可不玩.
表彰不要长篇大论的让领导讲话表演,简单点,表扬的方式简单点.要送出心意送到员工心里.比如,加班严重迟到频繁的优秀员工,送一年迟到豁免金牌,年假额度等,不花钱又有吸引力.
奖励称号更是可以尽情发挥创意,比如销售业绩最好的叫做”财神”或”跑腿最佳成就奖”;360度绩效考评最好的发”超人奖”,坚持全勤员工颁发”小蜜蜂”奖;点击查看:年度评优如何做?
也可以负向激励:病假过于频繁的颁发”黛玉”称号,事假频繁的颁发”业务繁忙”称号,喜欢旷工但公司需要保留的员工赐名”神龙见首不见尾”称号等.
抽奖的奖品和预算大家没办法做主,但是抽奖方式你可以做主.比如获奖员工抽奖,优秀员工抽奖等,抽奖用抽奖箱、电子设备还是玩游戏等等.值得注意的是奖品的包装和保管过程,务必准确仔细.如果人家抽了一千块,结果你包了900,那你摊上事儿了.
最后一般以晚宴结束,简单粗暴,吃好喝好,什么领导致辞什么先干几杯,能不要就不要,就一顿饭,要吃就让大家吃的舒服开怀.
然后,全流程和时间段安排,节奏要平衡,全场三个半小时左右比较合适,不要过于漫长.辛苦一年,大家来参加年会是想图个热闹,但是不想在年终再让自己筋疲力尽一把.
4、前期筹备
台上一分钟,台下十年功,年会的成功,前期准备一定要做的足够充分.
基本包含这些,具体安排和采购过程每家公司有所不同,大体流程如下:
（1）通知:行政人员与近期内向各部门发出书面的《关于做好20XX年度年终工作总结与下年工作计划制定的通知》;
（2）年终工作总结与计划的收集:行政人员收集年终工作总结与下年度工作计划
（3）发言稿的撰写:通知年会会议发言相关人撰写发言稿;
（4）物品的采集:提前采购年会所需要的物品,具体物品见预算表;
（5）时间的控制;主持人应注意把握好时间,避免时间控制节点超出原计划的预定时间;
（6）现场录像拍照:提前安排好相关人员携带相机,做好年会现场的拍照工作,活动后存档;
（7）各项活动的工作安排:年会的具体工作应细分解到相关责任人.
5、现场实施
一句话,眼观六路耳听八方,逼着自己长出三头六臂学会多重影分身.年会的苦和累,做过的都哭过,不管听不听天命,先尽人事.
记住老板领导是演出主角,让他们尽情施展他们的表演;
要贵气让员工穿礼服跳华尔兹;
要和谐,发文化衫荧光棒尽情呐喊;
要爆点,古装、cosplay、假面舞会…老板带头搞,领导放得开,一切都好说.
强调几点:专人专管,活动收尾要清点仔细;有条件的记得拍照拍视频存好,以后用处很多;注意不能喝酒,想办法避免其被灌酒,年会醉酒出人命的年年有;酒后吐真言是领导与员工拉近关系的好机会.
6、会后总结
年会结束后,别忘了对整个年会的实施进行及时地总结.除了好的一面,更多地要把存在的问题找出来,并对问题进行分析,以便来年的年会办得更成功.
另外,对于年会过程中照片、摄影、和趣闻要及时地通过各种形式报道出来,让员工在年会过后再次回味年会中的美好感觉.同时,要对年会中默默奉献的工作人员进行表扬和宣传,可以编辑一些年会背后的故事,让员工感受到他们在年会中的美好感觉离不开这些默默奉献的工作人员的辛勤工作和无私奉献.
